Contracts FAQ

Getting a Contract Signed

• 我可以为学校签合同吗?

  • 不，只有那些由首席财务官签署的授权才能 被授权代表学校签署合同.

• 我可以把需要签署的协议寄到哪里?

  • 你需要提交一份申请 FTS 把协议上传到申请单上.

• 这种类型的合同需要多长时间才能签发?

  • 一旦所有必要的文件输入 FTS，处理申请的平均时间为两星期或八星期，视乎情况而定 根据金额和请求的复杂程度.

    General processing times:

    • Less than $10,000 = Two Weeks
    • 1万到5万美元= 4周
    • 5万美元以上= 6至8周
• 什么时候需要工作范围?

  • A Scope of Work (SOW) [pdf] 当您希望针对您的特定需求进行唯一定制的服务时，需要. Examples 包括咨询服务、定制培训、项目评估、计算机编程 services, etc.  您必须将SOW连接到 Requisition in FTS.

    请等到您的SOW准备好后再提交您的申请单.  Strategic 没有您的SOW，采购将无法进行.  

• 谁会收到PO的副本?

  • 采购订单确定后:

    • The requester will receive an unsigned copy of the finalized agreement.
    • The supplier will receive a signed copy of the finalized agreement.

Multi-year Contracts

• What is a Multi-year contract?
  • 经协商达成的一项指定多年期限的协议，通常没有 exceed 3-5 years. 这对于需要技术的IT软件尤其有用 征用影响评估(TRIA)审查.
• 我如何申请多年合约?
  • 如果供应商已经向您提供了合同，您可以提交一份 $1.00申请并上传合同供战略采购部门审核.  Please 在标题评论中提到你对一份多年合同感兴趣.  Multi-year 联系人需要坚持建立 招标投标限额门槛.
• 如果我有一个多年的合同，我需要提交一个新的申请吗?
  • 是的，您需要在每个财政年度提交新的申请，但您可以提及 在申请单中填写多年合同，并上传之前批准的TRIA 表格，只要合同在该财政年度仍然有效.
• 续订多年期软件需要IT审批吗?
  • 如果续期在多年协议中规定的日期内，那么您可以 不需要取得资讯科技批准.

Information & 通信技术(ICT)合同

• 是否需要TRIA(技术征用影响评估)? ?

  • A Requisition and TRIA 所有软件都需要填写表格，即使是:

    • Free.
    • For a single user.
    • A component in equipment.
    • 已经被别的部门买走了.
    • 你们部门的续约申请.

    
    在雇员的电脑上下载和使用的任何软件都必须遵守triia.

• 即使我的TRIA未获批准，我可否提交申请?

  • Yes, we recommend you complete TRIA 在申请提交时.

• 我是否需要提交免费软件申请?

  • Yes, you need to submit a Requisition so that we can review:

    • Terms and Conditions.
    • Accessibility Compliance.

    You also need to submit a TRIA for IT review and approval.

• 如果供应商没有在他们的网站上提供VPAT怎么办?
  • When the Requisition ，指定的买方将帮助与供应商沟通，以获得一份 VPAT, if necessary.

Special Approvals

• What is Section 508 Compliance?

  • 符合1973年康复法案第508条(29 USC§794d)要求 that when U.S. 联邦政府机构开发、获取或维护信息 和通信技术(ICT)，确保残疾人可以使用. 加州政府法典第11135至11139条.8适用508节标准 to California agencies.

• 为什么我需要填写技术征用影响评估表格?

  • A TRIA 是必要的，以便IT部门可以评估特定的安全性和可访问性 代表大学进行技术申请，以便遵守适用的规定 state and federal law.

     

• Why do I need FD&O’s approval?

  • Please see 固定装置、陈设及设备许可证规定[pdf] for more information.